Vous l’aurez remarqué, le formulaire de mise à jour (FMJ) des membres de la FESEFA a été modifié cette année. Ce document, essentiel pour la gestion de notre base de données des membres et pour le calcul des cotisations, doit nous être transmis avant l’Assemblée générale statutaire du 21 juin 2023. Un certain nombre de nos membres s’interrogent sur la nécessité ou l’utilité de nous renseigner certaines données.
Dans un souci d’améliorer la collecte des données essentielles pour les relations entre votre fédération et chacun de ses membres, le FMJ a été réorganisé et épuré.
Le changement le plus évident concerne la collecte des données de contact de chaque membre. Rappelons-le : la FESEFA ne regroupe que des personnes morales et, au sein de celles-ci, seules les personnes physiques habilitées par l’organisation peuvent solliciter nos services réservés aux employeurs. Or, il nous arrivait de manquer de données de contact précises sur certaines fonctions-clés au sein de vos organisations.
Pour éviter ce problème, nous avons rendu homogène la collecte de données pour toute personne qui nous est renseignée : il vous est demandé d’indiquer qui sont les personnes habilitées à nous contacter et de préciser — pour chacune d’entre elles — leur rôle ainsi que les flux de communication auxquels vous souhaitez qu’elles soient abonnées.
Dans les données que nous considérons essentielles pour chaque membre personne morale, il y a l’identité et les contacts :
- de la personne chargée de la direction de l’association ;
- d’une personne représentante légale de l’association (typiquement le ou la présidente du conseil d’administration de l’association) ;
- de la personne chargée de régler les factures de la FESEFA (pour la cotisation, les formations ou autres services que votre association utiliserait) ; (*)
- de vos représentant·es à l’AG de la FESEFA (effectif·ve et, le cas échéant, suppléant·e) ; (**)
Une même personne peut exercer différents rôles — par exemple, une directrice peut être également responsable de la facturation et représentante suppléante à l’AG — et recevoir différents flux de communication.
Autre nouveauté, nous collectons désormais l’identité des personnes référent·es, au sein de votre organisation, en matière d’éducation permanente (EP) ou de protection des données et de la vie privée. Ces données nous aideront à mieux cibler notre communication lorsque nous devons traiter d’une de ces thématiques avec votre organisation. Pour les associations membres reconnues en EP, le renseignement d’au moins une personne référente EP est obligatoire.
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(*) Les membres de la FESEFA qui sont simultanément affiliés à l’une des cinq fédérations sectorielles de l’ISP — AID-MOC, ALEAP, CAIPS, FeBISP, UNESSA — ont leur cotisation à la FESEFA réglée par leur fédération. Lorsque nous demandons l’identité d’une personne de contact pour la facturation de ces membres, cette donnée ne servira que pour le paiement des autres services ou prestations payantes que la FESEFA offre : formations, accompagnements personnalisés, publications payantes, etc.
(**) Les membres des fédérations sectorielles de l’ISP sont affiliés directement à la FESEFA. À ce titre, ils jouissent d’une représentation autonome à l’AG de la FESEFA. Lorsque le membre ne peut participer à l’AG de notre fédération, il peut donner procuration à un autre membre de l’AG, chaque membre ne pouvant porter plus que 15 procurations. Il est, par conséquent, parfaitement conforme aux statuts de la FESEFA que des associations affiliées simultanément à la FESEFA et à une fédération sectorielle de l’ISP donnent procuration à cette dernière pour les représenter à l’AG de la FESEFA. Ces associations ne peuvent cependant pas désigner la personne représentant leur fédération sectorielle de l’ISP comme leur représentant·e à l’AG de la FESEFA via le FMJ, car cela permettrait à un membre de porter plus que quinze voix à l’AG.